Wyciąg bankowy przekazywany drogą elektroniczną

Przesyłane drogą elektroniczną, a następnie drukowane wyciągi bankowe, spełniające wskazane wyżej warunki, dokumentujące poniesienie opłat bankowych, mogą być uznane za dowód księgowy".

Zgodnie z przepisem art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. nr 54, poz. 654, ze zm.) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Aby odliczyć koszty od przychodów przy ustalaniu dochodów do opodatkowania, koszty te muszą zostać prawidłowo udokumentowane. Postanowienia ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych określają tylko w sposób pośredni zasady i sposoby udokumentowania wydatków. Przepis ten w powiązaniu z art. 4 ust. 1 ustawy z o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.) oznacza, że tylko prawidłowo prowadzone księgi rachunkowe mogą być uznane za dowód poniesienia kosztów i uzyskania przychodów.

Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego

2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej

3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych

4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu

5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów

6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Poświadczenie transakcji dowodem, który nie spełnia wymogów ustawy o rachunkowości, nie pozbawia podatnika możliwości wykazania, że transakcje tak udokumentowane mogą stanowić koszt uzyskania przychodu. W takim wypadku należy jednak spełnić dodatkowe warunki, tzn:

1. zdarzenie takie powinno zostać udokumentowane dodatkowym dowodem zastępczym, w którym zostaną uzupełnione brakujące elementy wyszczególnione w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości

2. podatnik powinien mieć możliwość potwierdzenia transakcji przez kontrahenta

3. powinien istnieć związek przyczynowo - skutkowy pomiędzy poniesionym wydatkiem, a uzyskanym przychodem.

Wszelkie wydatki mogą być uznane za koszt uzyskania przychodu pod warunkiem, że podatnik dysponuje wymaganym przez prawo dowodem, oraz że wydatek (należycie opisany) poniesiono i był on niezbędny dla osiągnięcia przychodu firmy. Innymi słowy, aby podatnik miał możliwość odliczenia dla celów ustalenia dochodu wszelkich kosztów, konieczne jest, aby wykazał (udokumentował) ich bezpośredni (lub pośredni) wpływ na wielkość osiągniętego przychodu z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej. Obowiązek udowodnienia związku wydatku z przychodem spoczywa na podatniku, gdyż to on wywodzi korzystne dla siebie skutki prawne w postaci obniżenia swego zobowiązania podatkowego.

A zatem można uznać, że przesyłane drogą elektroniczną, a następnie drukowane wyciągi bankowe, spełniające wskazane wyżej warunki, dokumentujące poniesienie opłat bankowych, mogą być uznane za dowód księgowy.

PK