Przykładowy system obiegu i kontroli dokumentów jednostki XYZ

Pisma wychodzące na zewnątrz rejestrowane są w książce korespondencji oraz w książce poczty jako listy polecone (mogą też być listy zwykłe w zależności od decyzji działu, z którego pismo wychodzi).

Pracownik prowadzący książkę wysyłek listowych jest również odpowiedzialny za rozliczenie miesięczne obrotu znaczków pocztowych, które po zakończeniu miesiąca winien przekazać do Działu Księgowości celem uznania konta osobowego pracownika, któremu znaczki zostały powierzone do rozliczenia. Faktury zakupu znaczków stanowią dokumenty przychodu zaś ewidencja korespondencji wychodzącej stanowi podstawę do ustalenia rozchodu znaczków. Stan znaczków na koniec miesiąca winien być zgodny ze stanem księgowym.

• regulamin organizacyjny,
• instrukcje i zarządzenia porządkowe,
• regulamin sporządzania, obiegu dokumentów i kontroli wewnętrznej,
• instrukcje obsługi i eksploatacji w zakresie stosowanych systemów informatycznych,
• unormowania w zakresie materialnej odpowiedzialności,
• regulamin pracy,
• instrukcję inwentaryzacyjną,
• zakresy czynności i odpowiedzialności,
• zarządzenia wewnętrzne.

System kontroli wewnętrznej obejmuje kontrolę funkcjonalną sprawowaną przez pracowników na stanowiskach kierowniczych w ramach powierzonych im obowiązków nadzoru oraz przez samych pracowników, co określono w ich zakresach czynności.
W ramach tego systemu stosowana jest również kontrola finansowo-księgowa oraz wewnętrzna kontrola techniczno-merytoryczna obejmująca wszystkie zagadnienia związane z działalnością operacyjną Jednostki. W sprawdzaniu dokumentów bierze udział szereg właściwych komórek organizacyjnych.

Osobami upoważnionymi do wykonywania czynności kontrolnych są wyłącznie osoby wymienione i zatwierdzone we Wzorze wykazu osób. W przypadku jakichkolwiek zmian osobowych dokument ten należy bieżąco aktualizować.

Kontrola wewnętrzna swym zakresem obejmuje:

• obrót materiałami, wyrobami gotowymi oraz inwentaryzację rzeczowych składników aktywów,
• działalność produkcyjną podstawową, działalność pomocniczą, rozliczenie zakupów i robót dotyczących środków trwałych w budowie,
• zatrudnienie i płace oraz działalność administracyjną,
• obrót pieniężny i rozliczenia księgowe.

a) materiały,
b) wyroby gotowe,
c) opakowania.

Podstawowymi dokumentami dotyczącymi obrotu magazynowego wg wyżej wymienionych poszczególnych grup rodzajowych są:

A. W zakresie materiałów:

• przyjęcie materiałów "Pz", S - 1,
• rozchód wewnętrzny "Rw", S - 2,
• zwrot materiałów "Zw", S - 3,
• wydanie materiałów "Wzw" (do sklepu), S - 4,
• wydanie materiałów "Wz", S - 5,
• faktura VAT, S - 6,

Przyjęcie materiałów "Pz", S-1 - stanowi udokumentowanie przyjęcia materiałów do magazynu z zewnątrz jednostki.

Dokument wystawia odpowiedzialny pracownik magazynu technicznego na podstawie załączników: faktury lub dowodu wydania dostawcy; listu przewozowego lub specyfikacji dostawy. Dział Zaopatrzenia i Transportu (lub Dział Mechaniczny względnie inne działy w przypadku tzw. inwestycji i remontów) dokonuje kontroli merytorycznej (sprawdzenie z zamówieniem, ceny, ilości itp.) dokumentu. Kontrolę formalno - rachunkową dowodów przyjęcia oraz ujęcia w ewidencji dokonuje Dział Księgowości.

Rozchód wewnętrzny "Rw", S-2 - dokument jest poleceniem wydania materiałów z magazynu technicznego, przeznaczonych do zużycia wewnętrznego w Jednostce dla celów produkcyjnych, remontowych, tzw. inwestycyjnych bądź ogólnych.
Pracownicy upoważnieni do wystawiania dowodów "Rw" (w poszczególnych komórkach organizacyjnych) sporządzają dokumenty dla takich rozchodów materiałowych jak: wydanie materiałów do produkcji, wydanie dla celów konserwacji i remontów budynków, maszyn i urządzeń, wydanie na cele administracyjno - gospodarcze. Dokumenty "Rw" zatwierdzają do realizacji tylko osoby upoważnione (zgodnie z zarządzeniem Prezesa Zarządu Jednostki).

Kontroli merytorycznej dokonują komórki odpowiedzialne za prawidłowość, legalność i rzetelność wystawienia dokumentów dla danych celów.
Dział Księgowości przeprowadza kontrolę formalno - rachunkową dowodów rozchodu wewnętrznego oraz dokonuje ujęcia w ewidencji księgowej.

Zwrot materiałów "Zw", S-3 - dowód magazynowy będący udokumentowaniem zwrotu wydanych uprzednio do zużycia materiałów na potrzeby wewnętrzne Jednostki.
Zakres kontroli obowiązuje jak dla dokumentu "Rw".

Wydanie materiałów "Wzw" (do sklepu), S-4 - wystawiany dla celów udokumentowania rozchodów materiałów wydanych do sklepu firmowego.
Dokument wystawia osoba dysponująca a wydanie realizuje upoważniony pracownik magazynu. Stanowi on udokumentowanie wydanych materiałów do sklepu firmowego oraz załącznik sporządzanego Raportu sklepowego.
Kontrolę formalno - rachunkową dowodów wydania i akceptacji dokonuje Dział Zaopatrzenia i Transportu.

Wydanie materiałów "Wz", S-5 - wystawiany dla celów udokumentowania rozchodów materiałów (w tym palety zwrotne, makulatura, odpady użytkowe itp.) wydanych na zewnątrz Jednostki (wg obowiązującego zarządzenia Prezesa Zarządu).
Dokument wystawia osoba dysponująca a wydanie realizuje upoważniony pracownik magazynu. Stanowi on udokumentowanie wydanych materiałów odbiorcy, zwrot dostawcy materiałów uprzednio zakupionych, wydanie materiałów wykonawcy remontu itp.
Kontrolę formalno - rachunkową dowodów wydania i akceptacji dokonuje Dział Zaopatrzenia i Transportu. Dział Księgowości dokonuje zapisów w prowadzonej ewidencji księgowej, ilościowo - wartościowej.

Faktura VAT, S-6 - stanowi dowód dokonania transakcji kupna - sprzedaży i jest podstawą przeprowadzenia wydania materiałów oraz rozliczeń pieniężnych.
Fakturę wystawia komórka organizacyjna dokonująca sprzedaży - Dział Zaopatrzenia i Transportu - za sprzedane materiały. Wystawione dokumenty po przekazaniu odbiorcy i realizacji sprzedaży przez magazyn przekazywane są do Działu Księgowości, który dokonuje kontroli dokumentu oraz ujęcia w prowadzonej ewidencji księgowej.

B. W zakresie wyrobów gotowych:

• dowód przyjęcia "Pw", S - 7,
• dowód wydania "Wz", S - 8,
• dowód wydania "Wzw" (do sklepu), S - 9,
• dowód przyjęcia "Pz", S - 10,
• protokół likwidacji wyrobów, S - 11,

Dowód przyjęcia "Pw", S-7 - stanowi podstawę przyjęcia wyrobów gotowych z produkcji do magazynu.
Dokument sporządza Wydział Piecowni na wyprodukowane i posortowane wg gatunków wyroby przekazywane do magazynu wyrobów gotowych. Kontroli merytorycznej dokonuje mistrz Wydziału Piecowni a formalno - rachunkowej Dział Ekonomiczny, który wycenia dowody i dokonuje uzgodnień w zakresie przyjęć z produkcji z Działem Sprzedaży, który prowadzi ewidencję ilościowo - wartościową wyrobów gotowych.

Dowód wydania "Wz", S-8 - wystawiany dla celów udokumentowania rozchodów wyrobów wydanych na zewnątrz Jednostki.
Dokument wystawia osoba dysponująca w Dziale Sprzedaży, a wydanie realizuje upoważniony pracownik magazynu wyrobów gotowych. Stanowi on udokumentowanie wydanych wyrobów i załącznik do faktury. Pracownik Działu Sprzedaży dokonuje również zapisów w prowadzonej ewidencji ilościowo - wartościowej wyrobów gotowych.
Kontrolę w zakresie prawidłowości i rzetelności wystawionego dowodu wydania przeprowadza Kierownik Działu Sprzedaży.

Dowód wydania "Wzw" - do sklepu, S-9 - wystawiany dla celów udokumentowania rozchodów wyrobów wydanych do sklepu firmowego.
Dokument wystawia pracownik Działu Sprzedaży, a wydanie realizuje upoważniony pracownik magazynu wyrobów gotowych. Stanowi on udokumentowanie wydanych wyrobów do sklepu firmowego oraz załącznik sporządzanego Raportu sklepowego. Pracownik Działu Sprzedaży dokonuje również zapisów w prowadzonej ewidencji ilościowo - wartościowej wyrobów gotowych.
Kontrolę formalno - rachunkową dowodów wydania przeprowadza Kierownik Działu Sprzedaży.

Dowód przyjęcia "Pz", S-10 - dowód magazynowy będący udokumentowaniem zwrotu - wcześniej wydanych do sprzedaży wyrobów gotowych z magazynu.
Dokument sporządza pracownik magazynu wyrobów gotowych dla udokumentowania przyjęcia wcześniej wydanych wyrobów z tytułu reklamacji, mylnego wydania itp. na podstawie protokołów reklamacyjnych z tytułu wad uznanych przez Dział Kontroli Jakości i oświadczeń magazyniera z tytułu mylnego wydania. Stanowi podstawę wystawienia Faktury korygującej oraz dokonania zapisów w prowadzonej ewidencji ilościowo - wartościowej wyrobów gotowych przez Dział Sprzedaży.

Protokół likwidacji wyrobów, S-11 - stanowi udokumentowanie likwidacji wyrobów gotowych z tytułu powstałych wad fabrycznych, stłuczki magazynowej oraz złomowania wyrobów niechodliwych.
Dokument sporządza komisja powołana przez Zarząd Jednostki dla udokumentowania likwidacji wyrobów z wyżej wymienionych tytułów. Po zatwierdzeniu protokołu przez Zarząd, Dział Sprzedaży ujmuje dokument w prowadzonej ewidencji ilościowo - wartościowej wyrobów gotowych, a Dział Księgowości dokonuje ustaleń w zakresie poniesionych strat.

C. W zakresie opakowań
Ewidencja opakowań obejmuje opakowania zwrotne - palety, które służą do pakowania sprzedanych wyrobów gotowych. Magazyn Wyrobów Gotowych, Dział Sprzedaży i Dział Księgowości prowadzą ewidencję ilościową i ilościowo - wartościową palet w obrocie.

Jednostka otrzymuje również palety łącznie z zakupionymi materiałami, które podlegają zwrotowi dostawcy. Ewidencję w tym zakresie prowadzi Magazyn Techniczny i Dział Księgowości.
W zakresie obrotu opakowaniami obowiązują dokumenty przyjęcia "Pz" i wydania "Wz"; ich obieg jest analogiczny jak dla dokumentów w obrocie materiałami i wyrobami gotowymi. Podstawę rozliczenia - uznania odbiorcy za zdane opakowania stanowi księgowa nota uznaniowa. Zwrot kaucji odbiorca otrzymuje w kasie Jednostki (o ile nie ustalono inaczej).

• zestawienie produkcji masy i szkliwa, S - 12,
• karta wypału, S - 13,
• lista sortownicza, S - 14,
• zestawienie zbiorcze z produkcji, S - 15,
• zestawienie braków popiecowych, S - 16,

Sporządzane dokumenty i zestawienia w zakresie produkcji wyrobów, muszą być ze sobą wewnętrznie zgodne a dane w nich zawarte muszą wynikać z właściwej dokumentacji procesu produkcji i obrotu magazynowego. Powyższe zestawienia stanowią podstawę do rozliczenia kosztów produkcji wyrobów gotowych oraz ustalenia wartości remanentów produkcyjnych i magazynowych.

Zestawienie produkcji masy i szkliwa, S-12 - zestawienie zużycia surowców i wykonanej produkcji masy i szkliw.
Zestawienie sporządza Wydział Przerobowni w celu rejestracji wyprodukowanych różnego rodzaju mas i szkliw oraz rozliczenia kosztów produkcji i przekazuje do Działu Księgowości.

Karta wypału, S-13- karta kontrolna wypału wyrobów w piecach.
Sporządzana przez pracowników Wydziału Piecowni w procesie produkcji. Karta zawiera dane w zakresie przyjętych i wypalonych wyrobów w piecach. Stanowi podstawę sporządzenia Listy sortowniczej wyrobów oraz Zestawienia braków popiecowych i wyrobów w II gatunku z przyczyn powstałych na wydziale Piecowni i Szkliwierni.

Lista sortownicza, S-14 - służy do dziennego zestawienia produkcji; wyników sortowania wyrobów wypalonych w piecach.
Zestawienie uwzględnia podział wypalonych wyrobów na gatunki i braki, a te ostatnie na poszczególne rodzaje powstałych wad. Ilość wyrobów przyjęta do sortowania wg zestawienia powinna być zgodna z ilością wyrobów wykazaną w Kartach wypału. Dokument akceptują kierownicy Wydziału Piecowni i Kontroli Jakości, a zatwierdza Dyrektor d/s Produkcji lub Szef Produkcji.
Lista sortownicza stanowi podstawę sporządzenia Zestawienia zbiorczego z produkcji w zakresie wyprodukowanych wyrobów i przekazanych do magazynu wg poszczególnych asortymentów i gatunków. Dział ekonomiczny na podstawie otrzymanych dokumentów dokonuje rozliczeń oraz kontroli wielkości produkcji i przyjęcia wyrobów do magazynu.

Zestawienie zbiorcze z produkcji, S-15 - zawiera rozliczenie produkcji wyrobów wypalonych z uwzględnieniem ich ilości i jakości, w rozbiciu na poszczególne asortymenty i gatunki.

Sporządzane przez Wydział Piecowni w celu rozliczenia kosztów za dany miesiąc w poszczególnych fazach produkcji na podstawie List sortowniczych. Zestawienie przekazywane jest w celu dokonania rozliczeń kosztów produkcji do Działu Księgowości po akceptacji kierownika Wydziału Piecowni i Szefa Produkcji oraz do Działu Kontroli Jakości w celu wyliczenia braków oraz wskaźników jakościowych wg asortymentów.

Zestawienie braków popiecowych, S-16 - dokument stanowi zestawienie braków popiecowych i wyrobów w II gatunku z przyczyn powstałych na wydziale Piecowni i Szkliwieni. Zestawienie sporządza Dział Kontroli Jakości na podstawie Kart kontrolnych wypału i przekazuje na Wydział Piecowni w celu wyliczenia płacy zatrudnionym pracownikom piecowni i szkliwierni.

• karta drogowa, S - 17,
• karta eksploatacji pojazdu, S - 18,
• rozliczenie miesięczne zużycia paliw, S - 19,
• zestawienie miesięczne pracy transportu, S - 20.

Karta drogowa, S-17 - jest drukiem ścisłego zarachowania i stanowi dokument uprawniający do wyjazdu z miejsca garażowania.
Karty drogowe wystawia upoważniony pracownik Działu Zaopatrzenia i Transportu jako dysponujący pojazdem i wydaje pracownikowi po otrzymaniu karty poprzedniej. Wydana karta drogowa winna być odnotowana w książce pokwitowań wydanych kart drogowych. Karta drogowa winna być bieżąco wypełniana przez pracownika.

Po otrzymaniu karty drogowej od pracownika dysponujący pojazdem dokonuje kontroli i weryfikacji karty pod względem zgodności zapisów ze stanem faktycznym.

Karta eksploatacji pojazdu, S-18 - dokument ujmuje miesięczne wyniki pracy pojazdu i zużycie paliwa.
Pracownik Działu Zaopatrzenia i Transportu na podstawie przyjętych i sprawdzonych kart drogowych uzupełnia kartę eksploatacji pojazdu i dokonuje rozliczenia paliwa. Dokument służy do kontroli i analizy pracy pojazdu oraz stanowi podstawę sprawozdawczości.
Kontroli merytorycznej i akceptacji dokonuje kierownik Działu Zaopatrzenia i Transportu.

Rozliczenie miesięczne zużycia paliw, S-19 - zestawienie zakupu i zużycia materiałów pędnych wg poszczególnych pojazdów.

Zestawienie miesięczne pracy transportu, S-20 - zestawienie miesięczne kosztów transportu dla samochodów osobowych, ciężarowych.
Dokumenty sporządza pracownik Działu Zaopatrzenia i Transportu na podstawie bieżąco prowadzonej ewidencji. Kontroli merytorycznej i akceptacji dokonuje kierownik Działu Zaopatrzenia i Transportu. Zestawienia otrzymuje Dział Księgowości, który ujmuje dokumenty w prowadzonej ewidencji księgowej.

A. Rozrachunki z dostawcami
Rozrachunki z dostawcami obejmują rozrachunki i roszczenia z tytułu dostaw surowców, materiałów, towarów, produktów i dóbr dla środków trwałych w budowie, w tym robót i usług, a także zaliczek na poczet dostaw, robót i usług oraz kaucji gwarancyjnych.
Podstawowe dokumenty w tym zakresie stanowią:

• zamówienie, S - 21,
• faktura VAT obca za zakup dóbr lub usług, S - 22,

Zamówienie, S-21 - stanowi ofertę kupującego na zakup materiałów, surowców, towarów, usług itp. (w tym również dla potrzeb działalności remontowej i inwestycyjnej).
Zamówienie wystawia się w oparciu o potrzeby wynikające z planu produkcji, remontów itp. zawarte w zapotrzebowaniu wystawionym przez zainteresowaną komórkę organizacyjną. Kontrolę przeprowadzają kierownicy komórek organizacyjnych składających zapotrzebowanie oraz sporządzających zamówienie i Główny Księgowy oraz Członkowie Zarządu lub osoby upoważnione.

Faktura VAT obca za zakup: materiałów (lub dóbr dla potrzeb środków trwałych w budowie), za dostawy i usługi administracyjno - gospodarcze, za roboty i usługi (w tym remontowe lub dla potrzeb środków trwałych w budowie), dotycząca reklamy, za dostawy i usługi na rzecz działalności socjalnej, S-22
Dział Finansowy po otrzymaniu faktury, ujmuje ją w rejestrze i przekazuje w zależności od rodzaju zakupu do zainteresowanych komórek, które konfrontują fakturę z kopią zamówienia - umowy lub zlecenia wykonania robót i usług, protokołem odbioru robót, rozliczeniem powierzonych materiałów zatwierdzonym przez Kierowników Działów (działów, którym powierzono materiały); dokonują kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej, po czym przekazują fakturę z załącznikami do Działu Finansowego. Po dokonaniu kontroli formalno-rachunkowej, akceptacji Głównego Księgowego i Członka Zarządu, komórka przekazuje dowody do Działu Księgowości i Finansowego celem dokonania zapłaty oraz ujęcia w ewidencji księgowej.

B. Rozrachunki z odbiorcami
Rozrachunki z odbiorcami obejmują rozrachunki i roszczenia z tytułu sprzedaży: wyrobów, półfabrykatów, towarów handlowych, robót i usług oraz innych składników majątkowych.
Podstawowe dokumenty w tym zakresie stanowią:

• faktura VAT za sprzedane wyroby gotowe, S - 23,
• faktura VAT korygująca za sprzedane wyroby, obieg jw.
• faktura VAT za sprzedane usługi, S - 24.

Faktura VAT za sprzedane wyroby gotowe, S-23 - stanowi dowód sprzedaży wyrobów gotowych i jest podstawą do przeprowadzenia rozliczeń finansowych.
Faktury wystawia Dział Sprzedaży na podstawie dowodu wydania "Wz" z magazynu wyrobów, potwierdzonego przez odbiorcę (lub przewoźnika) oraz dokonuje kontroli merytorycznej i formalnej. Wystawiony dokument podpisują pracownicy sporządzający oraz Kierownik Działu lub osoba upoważniona na dowód przeprowadzonej kontroli prawidłowości i rzetelności wystawionego dowodu. Następnie oryginał przekazywany jest odbiorcy a pozostały egzemplarz przekazywany jest do Działu Księgowości celem bieżącej kontroli i ujęcia w ewidencji księgowej.

Faktura VAT korygująca za sprzedane wyroby gotowe - stanowi dowód korekty sprzedaży wyrobów gotowych i jest podstawą do uznania względnie obciążenia odbiorcy kwotą wynikającą z przeprowadzonej korekty.
Dokument wystawia Dział Sprzedaży na podstawie: reklamacji jakościowych uznanych przez Dział Kontroli Jakości, oświadczeń pracowników magazynu wyrobów gotowych z tytułu mylnego wydania wyrobów, protokołów powstałych szkód transportowych. Wystawiony dokument podpisują pracownicy sporządzający oraz Kierownik Działu lub osoba upoważniona na dowód przeprowadzonej kontroli prawidłowości i rzetelności wystawionego dowodu. Oryginał dowodu przekazywany jest odbiorcy a pozostały egzemplarz przekazywany jest do Działu Księgowości celem bieżącej kontroli i ujęcia w ewidencji księgowej oraz do Działu Kontroli Jakości w przypadku korekty z tytułu reklamacji jakościowych - uznanych wad fabrycznych.

Faktura VAT za sprzedane usługi, S-24 - stanowi dowód dokonania transakcji sprzedaży i jest podstawą przeprowadzenia rozliczeń pieniężnych.
Fakturę wystawiają komórki organizacyjne dokonujące sprzedaży, Dział Administracji za rozmowy telefoniczne, dzierżawę pomieszczeń itp. Wystawione dokumenty podpisują pracownicy sporządzający oraz Kierownik Działu lub osoba upoważniona na dowód przeprowadzonej kontroli prawidłowości i rzetelności wystawionego dowodu. Po przekazaniu odbiorcy oryginału, kopię dokumentu otrzymuje Dział Księgowości, który dokonuje bieżącej kontroli dokumentu oraz ujęcia w ewidencji księgowej.

• dowód wpłaty "KP", S - 25,
• źródłowe dowody wypłat z kasy (jak poniżej S-26),
• delegacja - rachunek kosztów podróży, S - 26,
• wniosek o zaliczkę, S - 27,
• rozliczenie zaliczki, S - 28,
• dowód wypłaty "KW", S - 29,
• raport kasowy, S - 30,
• bankowy dowód wpłaty, S - 31,
• czek gotówkowy, S - 32,
• polecenie przelewu, S - 33,
• wyciąg bankowy, S - 34.

Dowód wpłaty KP, S-25 - stanowi udokumentowanie wpływu gotówki do kasy.
Dowód wystawia upoważniony pracownik Działu Finansowego (kasjer lub inna osoba upoważniona) i stanowi on potwierdzenie przyjęcia gotówki do kasy oraz załącznik do sporządzanego raportu kasowego.

Źródłowe dowody wypłat z kasy, S-26 - stanowią np. faktury zakupowe, delegacje, listy płac, dowody wpłat na rachunek bankowy itp.
Kasjer lub osoba upoważniona dokonuje wypłaty gotówki z kasy na podstawie dowodów KW lub dowodów źródłowych, zaakceptowanych i sprawdzonych pod względem formalno - rachunkowym oraz merytorycznym.

Delegacja - rachunek kosztów podróży, S-26 - źródłowy dowód operacji kasy; stanowi potwierdzenie odbycia i rozliczenia kosztów podróży służbowej.
Pracownik, który odbył podróż służbową wystawia rachunek kosztów podróży na odwrocie formularza polecenia wyjazdu służbowego.
Kontrola merytoryczna dokumentu należy do obowiązków delegującego a formalno - rachunkowa do Działu Finansowego. Zaakceptowany dokument przez Głównego Księgowego i Członka Zarządu stanowi podstawę wypłaty gotówki z kasy.

Wniosek o zaliczkę, S-27 - dowód źródłowy (kasowy) wystawiany w związku z wypłatą zaliczki gotówkowej do rozliczenia.
Wnioski o zaliczkę wystawiane są przez wyznaczonych pracowników poszczególnych komórek organizacyjnych. Wystawiony dokument podpisuje Kierownik Działu lub osoba upoważniona na dowód akceptacji merytorycznej konieczności zakupu i określonej we wniosku sumy. Przekazany dokument do Działu Finansowego zatwierdza do wypłaty Główny Księgowy i Członek Zarządu. Wniosek stanowi załącznik do Raportu kasowego.

Rozliczenie zaliczki, S-28 - służy do rozliczenia finansowego pobranej zaliczki.
Dokument sporządza osoba rozliczająca się z pobranej zaliczki; załącznikami są wszystkie dowody świadczące o wysokości rzeczywiście poniesionych wydatków z tej zaliczki, odpowiadające w pełni wymogom jakie są stawiane źródłowym dowodom kasowym. Wystawiony dokument (z załącznikami) akceptuje Kierownik Działu lub osoba upoważniona na dowód przeprowadzonej kontroli formalnej i merytorycznej. Przekazany dokument kontroluje Dział Finansowy pod względem formalno - rachunkowym; zatwierdza Główny Księgowy i Członek Zarządu. Dokument - Rozliczenie zaliczki stanowi załącznik do Raportu kasowego.

Dowód wypłaty KW, S-29 - jest dowodem zastępczym, stanowi udokumentowanie wypłaty gotówki z kasy, jeżeli wypłata nie może być udokumentowana dowodem źródłowym.
Dowód wystawia upoważniony pracownik Działu Finansowego i po zatwierdzeniu przez Głównego Księgowego lub osobę upoważnioną oraz Członka Zarządu, stanowi on potwierdzenie wypłaty gotówki z kasy oraz załącznik do sporządzanego Raportu kasowego.

Raport kasowy, S-30 - jest dokumentem odzwierciedlającym przychody, rozchody oraz stan gotówki w kasie.
Dokument sporządza osoba upoważniona do prowadzenia kasy na podstawie wszystkich dowodów wpłat i wypłat gotówkowych. Niezbędne załączniki stanowią: dowody "KP", dowody "KW", wnioski o zaliczkę, rozliczenie zaliczki, dokumenty źródłowe - np. faktury zakupu płatne gotówką, rachunki kosztów podróży, listy płac, dowody wpłat na rachunek bankowy itp. Dowody winny być ujmowane w raporcie bieżąco i chronologicznie w kolejności ich realizacji. Po uzyskaniu akceptacji Kierownika Działu Finansowo - Księgowego, który dokonuje kontroli raportu oraz załączonych do niego dowodów, raport przekazywany jest do akceptacji Głównemu Księgowemu. Skontrolowany pod względem merytorycznym i formalno - rachunkowym stanowi podstawę zapisów w prowadzonych księgach rachunkowych.

Bankowy dowód wpłaty, S-31 - udokumentowanie wpłaty własnej środków pieniężnych na rachunek bankowy.
Dokument sporządza kasjer lub osoba upoważniona. Stanowi załącznik do Raportu kasowego.

Czek gotówkowy, S-32 - stanowi dyspozycję wystawcy czeku do wypłaty z jego rachunku kwoty, na którą opiewa czek, jego okazicielowi lub osobie wskazanej na czeku.
Czeki są wystawiane przez osoby upoważnione na blankietach wydawanych przez bank i ujętych w książeczkach czekowych, które uzupełnia się poprzez wypełnienie sumy, miejsca i daty wystawienia oraz złożenie podpisów. Do dysponowania środkami pieniężnymi na rachunku bankowym są upoważnione jedynie osoby, których podpisy zostały podane do wiadomości banku na karcie wzorów podpisów.

Polecenie przelewu, S-33 - stanowi udzieloną bankowi dyspozycję dłużnika do obciążenia jego rachunku określoną kwotą środków i uznania tą kwotą rachunku wierzyciela.
Upoważniony pracownik Działu Finansowego wystawia polecenia przelewu zgodnie z zadysponowaniem rozrachunków do zapłaty ze środków na rachunku bankowym (np. faktury obce, wynagrodzenia wg listy płac (ROR), rozliczenia z budżetem itp.). Dokumenty podpisują osoby upoważnione, których podpisy zostały podane do wiadomości banku i są zamieszczone na karcie wzorów.

Wyciąg bankowy, S-34 - stanowi zestawienie i potwierdzenie dokonanych operacji na rachunku posiadacza wg załączonych dokumentów źródłowych.
Upoważniony pracownik Działu Finansowego odbiera w banku wyciąg z rachunku potwierdzający np. zrealizowane czeki, przelewy własne i obce itp. Dział Finansowy dokonuje kontroli merytorycznej i formalnej oraz ujmuje w ewidencji operacje wg załączonych dokumentów źródłowych.

• zlecenie na wykonanie robót i usług, S - 35,
• faktura VAT za dostawy i roboty,
• dowody wydania i przyjęcia materiałów do wykonawstwa,
• protokół odbioru końcowego robót, S - 36.

Zlecenie na wykonanie robót i usług, S-35 - stanowi ofertę na wykonanie robót i usług w zakresie środków trwałych.
Zamówienie wystawia Dział Mechaniczny w oparciu o potrzeby wynikające z planu montażu i ulepszeń oraz remontów w przypadku niemożności wykonania robót przez własnych pracowników systemem gospodarczym. Akceptacji zlecenia dokonuje Dyrektor d/s Utrzymania Ruchu, Główny Księgowy i Członek Zarządu.

Faktura VAT za dostawy i usługi - stanowi dokument rozliczeniowy z tytułu zakupu .
Dział Mechaniczny po otrzymaniu faktury konfrontuje ją z kopią zamówienia-umowy lub zlecenia wykonania robót i usług, protokołem odbioru robót; dokonuje kontroli merytorycznej i formalnej, po czym przekazuje fakturę do Działu Finansowego. Po dokonaniu kontroli formalno - rachunkowej, akceptacji Głównego Księgowego i Członka Zarządu, komórka przekazuje dowody do Działu Księgowości celem ujęcia w ewidencji księgowej. Obieg dokumentu obowiązuje jak dla faktur zakupu dostaw i usług (opisanej w części dotyczącej rozrachunków, S-22).

Dowody wydania i przyjęcia materiałów do wykonawstwa inwestycyjnego - stanowią podstawę przychodów i rozchodów magazynowych dotyczących działalności inwestycyjnej.

Materiały znajdujące się w magazynach Jednostki mogą być wydawane na cele inwestycyjne w oparciu o zapotrzebowanie Działu Mechanicznego, zaakceptowane przez kierownika tego działu. W przypadku pobrania ich przez wykonawcę spoza jednostki, Dział Zaopatrzenia i Transportu na zlecenie Działu Mechanicznego powierza materiały dokumentem WZ do rozliczenia lub wystawia fakturę celem obciążenia wykonawcy robót inwestycyjnych. Dział Mechaniczny zobowiązany jest do dokładnego rozliczenia materiałów zużytych przy prowadzeniu robót inwestycyjnych. Obieg dokumentów "Rw", "Zw", "Wz", "Pz" na cele inwestycyjne obowiązuje jak dla zaopatrzenia i obrotu materiałowego. Kontroli merytorycznej dokonuje Dział Mechaniczny a formalno - rachunkowej Dział Księgowości.

Protokół odbioru końcowego robót inwestycyjnych, S-36 - stanowi podstawę udokumentowania przyjęcia z inwestycji obiektów majątku trwałego w wyniku zakończonych robót.
Przyjęcie obiektu następuje drogą komisyjnego odbioru po przeprowadzeniu odpowiednich pomiarów, prób i sprawdzeniu danych technicznych. Dokument stanowi załącznik dowodu OT. Dział Mechaniczny dokonuje kontroli merytorycznej i formalnej dokumentu, a w szczególności w zakresie prawidłowości ustalenia kosztów wytworzenia poszczególnych obiektów majątku trwałego. Dział Księgowości przeprowadza kontrolę formalno - rachunkową dowodu.

Ewidencja środków trwałych powinna być prowadzona w postaci książki inwentarzowej, która stanowi chronologiczny wykaz poszczególnych środków trwałych Jednostki oraz przy pomocy kart środków trwałych dla każdego obiektu inwentarzowego oddzielnie, będących analitycznym urządzeniem księgowym. Poszczególne komórki zobowiązane są do prowadzenia książek inwentarzowych. Dział Księgowości kontroluje zgodność zapisów w książkach inwentarzowych z zapisami w ewidencji prowadzonej w księgowości.
W zakresie zmian w stanie środków trwałych występują następujące dokumenty:

• przyjęcie środka trwałego - "OT", S - 37,
• zmiana miejsca użytkowania - "MT", S - 38,
• protokół likwidacji środka trwałego, S - 39,
• likwidacja środka trwałego - "LT", S - 40,
• faktura VAT (dokument wydania WZ) - obieg jak dla dokumentu wg schematu S-24 i S-5,

Przyjęcie środka trwałego - "OT", S-37 - udokumentowanie przyjęcia środka trwałego do użytkowania i ujęcia go w ewidencji.
Dokument sporządza pracownik Działu Mechanicznego niezwłocznie po uzyskaniu dokumentów potrzebnych do rozliczenia. Podstawę sporządzenia dowodu OT stanowią: przy zakupie - faktura dostawcy; przy przyjęciu z inwestycji - protokół odbioru końcowego, rozliczenie zadania inwestycyjnego, faktura od wykonawcy. Kontroli merytorycznej i formalno - rachunkowej z dokumentami towarzyszącymi dokonuje Dział Mechaniczny. Dział Księgowości dokonuje kontroli formalno - rachunkowej, a w szczególności bada prawidłowość: powierzenia środka osobie materialnie odpowiedzialnej, oznaczenia numerów inwentarzowych, zakwalifikowania do właściwej grupy środków trwałych i ustalenia stawki amortyzacyjnej.

Zmiana miejsca użytkowania "MT", S-38 - dokument stwierdza fakt przesunięcia środka trwałego pomiędzy użytkownikami.
Dokument sporządza dotychczasowy użytkownik środka trwałego. Dział wystawiający przekazuje środek trwały nowemu użytkownikowi a Dyrektor pionu dokonuje akceptacji dokumentu. Dział Księgowości dokonuje kontroli formalno - rachunkowej, a w szczególności sprawdza prawidłowość przekazania - przyjęcia przez osoby materialnie odpowiedzialne i ujmuje dokument w prowadzonej ewidencji.

Protokół likwidacji środka trwałego, S-39 - stwierdza fakt zbędności i konieczność wycofania z eksploatacji środka trwałego ze względu na jego stan techniczny i przydatność.
Dokument sporządza powołana komisja na podstawie zgłoszenia zbędności maszyny lub urządzenia przez kierownika działu. Zespół kwalifikacyjny przedstawia wnioski co do dalszej przydatności oraz postępowania ze zbędnym środkiem. Wnioski komisji podlegają akceptacji pod względem merytorycznym i formalnym przez Głównego Księgowego i Członka Zarządu. Zatwierdzony protokół przekazywany jest do Działu Księgowego. Wykazane w dokumencie środki trwałe uważa się za "postawione w stan likwidacji".

Likwidacja środka trwałego - LT, S-40 - dowód stwierdza fakt dokonania likwidacji środka trwałego i stanowi podstawę zdjęcia go z ewidencji.
Dokument sporządza Dział Mechaniczny na podstawie protokółu likwidacji lub protokołu rozliczenia niedoborów środków trwałych zatwierdzonych przez dwóch Członków Zarządu. Stanowią one niezbędne załączniki dowodu "LT", który akceptuje Członek Zarządu na dowód zatwierdzenia decyzji komisji likwidacyjnej. Materiały uzyskane z likwidacji muszą być przekazane do magazynu i ujęte w ewidencji na podstawie dowodu "Zw". Dział Księgowości dokonuje kontroli formalnej i ujmuje dokumenty w prowadzonej ewidencji księgowej.

• umowa o pracę (lub zmiana warunków umowy), S - 41,
• karta pracy, S - 42,
• lista płac, S - 43,
• rachunek wypłat z tytułu umów - zlecenia, S - 44,
• wniosek premiowy, S - 45,
• rozdzielnik płac, wykaz potrąceń, polecenie księgowania i inne zestawienia, S - 46.

Ponadto zgodnie z obowiązującymi przepisami Dział Pracowniczy zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji w zakresie ubezpieczeń społecznych oraz kartotek osobistego wynagrodzenia pracowników, zarówno dla wypłat z osobowego funduszu płac jak i bezosobowego. Pracownicy składają obowiązujące oświadczenia dla celów naliczania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych. Na koniec wymaganych przepisami okresów komórka sporządza stosowne dokumenty dla celów rozliczeń pracowników z tytułu ubezpieczeń społecznych i podatku od dochodów osobistych.
Ponadto Dział Pracowniczy prowadzi dokumentację w zakresie wszelkich potrąceń z list płac np. z tytułu: wypłat odpraw, dodatków i innych świadczeń na rzecz pracowników. Stosownie do prowadzonej dokumentacji sporządza niezbędne zestawienia dla potrzeb Działu księgowości oraz dla celów sprawozdawczości.

Umowa o pracę, S-41 (lub zmiana warunków umowy) - dokument stwierdza zawarcie umowy o pracę pomiędzy pracownikiem a pracodawcą.
Dział Pracowniczy sporządza umowę o pracę (lub zmianę warunków pracy i płacy) dla nowo przyjmowanego pracownika oraz dokonuje kontroli pod względem merytorycznym i formalnym. Przedkłada do akceptacji Prezesowi Zarządu Jednostki oraz przekazuje pracownikowi i zainteresowanym komórkom.

Karta pracy, S-42 - służy do ewidencji i rozliczenia czasu pracy oraz wynagrodzenia pracowników produkcyjnych za przepracowany miesiąc.
Karty sporządzają pracownicy upoważnieni do prowadzenia dokumentacji pracy i płacy w poszczególnych wydziałach, załączając: rozliczenie pracy w godzinach nadliczbowych, zatwierdzone wnioski premiowe i inne. Kierownik lub Mistrz działu dokonuje kontroli merytorycznej i formalnej oraz przekazuje dokumenty do Działu Ekonomicznego celem kontroli oraz sporządzenia list płac.

Lista płac, S-43 - dokument służy do zestawienia wszystkich składników wynagrodzenia oraz dokonania ustawowych i deklarowanych potrąceń na rzecz osób trzecich.
Listę płac sporządza Dział Ekonomiczny na podstawie załączników, które stanowią: umowa o pracę, karty pracy i zarobków, karty urlopowe, wnioski premiowe, oświadczenia do zasiłków rodzinnych i pielęgnacyjnych, zwolnienia lekarskie, wykazy zajęcia wynagrodzeń przez wierzycieli itp. Po dokonaniu kontroli przez Kierownika Działu Ekonomicznego listy akceptują Główny Księgowy i Prezes Zarządu. Dział Finansowy zgodnie z wynagrodzeniami list płac dokonuje wypłaty w kasie Jednostki lub wystawia polecenia przelewu na rachunki osobiste pracowników - ROR. Dział Ekonomiczny sporządza Rozdzielnik płac oraz Polecenie księgowania i przekazuje do ujęcia w ewidencji i rozliczenia wypłat z tytułu wynagrodzeń. Ponadto prowadzi karty osobistego wynagrodzenia, zawierające odpowiednie dane dotyczące składników z list płac.

Rachunek wypłat z tytułu umów - zleceń, S-44 - dokument stanowi podstawę wypłaty z tytułu zawartej umowy - zlecenia na wykonanie określonej pracy, za którą wynagrodzenie wypłacone zostanie z tzw. bezosobowego funduszu płac.
Dokument wystawia wykonawca zlecenia, potwierdza kierownik komórki, która zleciła prace. Po akceptacji przez Głównego Księgowego i Prezesa Zarządu rachunek przekazywany jest do Działu Finansowego celem dokonania wypłaty i ujęcia w ewidencji księgowej.

Wniosek premiowy, S-45 - określa wielkość przyznawanej premii regulaminowej.
Wnioski premiowe w zakresie przyznania premii regulaminowej wystawiane są przez mistrzów lub kierowników wydziałów, a następnie są one akceptowane przez Dyrektorów odpowiednich pionów i Prezesa Zarządu.
Wnioski premiowe przekazywane są do Działu Ekonomicznego, który dokonuje naliczenia i ujęcia premii na liście płac.

Rozdzielnik płac, S-46 - sporządzany przez Dział Ekonomiczny. Stanowi podstawę zapisów księgowych związanych z ewidencją i rozliczeniem kosztów wynagrodzeń pracowniczych.
Wykaz potrąceń z wynagrodzeń - np. z tytułu: pożyczek mieszkaniowych, ubezpieczeń itp.
Inne zestawienia - w zakresie zatrudnienia, sprawozdawczości i obligatoryjnych naliczeń.

• dowody magazynowe wydania do zużycia surowców, materiałów podstawowych, części zapasowych, opakowań itp.,
• zestawienie list płacy, rozdzielnik płac,
• naliczenia składek ZUS i innych świadczeń na rzecz pracowników,
• faktury dostawców surowców, materiałów, usług itp.,
• zestawienie odpisów amortyzacyjnych,
• rozliczenie produkcji podstawowej i pomocniczej,
• rozliczenie pracy transportu,
• rozliczenie kosztów pojazdów służbowych,
• rozliczenie zużycia znaczków pocztowych,
• rozliczenie kosztów podróży służbowych,
• polisy ubezpieczeniowe,
• arkusze obliczenia podatków i opłat,
• dowody bankowe naliczenia odsetek i innych kosztów bankowych,
• arkusze naliczenia odpisów na ZFŚS,
• itp.

Wszystkie dowody źródłowe - księgowe dotyczące kosztów są sprawdzane pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz podpisywane na tę okoliczność przez upoważnionych do tego pracowników. Sprawdzanie dokumentów pod względem merytorycznym należy do działów i komórek, do których obowiązku należy nadzór lub odbiór rzeczowy, dostawy, usługi czy zamówienia. Kontrola wewnętrzna w tym zakresie polega na badaniu legalności i prawidłowości operacji gospodarczych. Kontrola dokumentów pod względem formalno-rachunkowym należy do pracowników komórek prowadzących rozliczenia.
Wszystkie rozliczenia i zestawienia kosztowe są kontrolowane przez Działy Finansowy i Księgowości w zakresie prawidłowości ustalenia miejsca powstawania kosztów, rzetelności, legalności i celowości zawartych danych. Działy te powinny zapewnić również prawidłowość i terminowość wszystkich rozliczeń finansowych z tytułu: obowiązkowych składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczeń rzeczowych, podatków, opłat itp.

Do dokumentacji własnej księgowości należą:

• polecenie księgowania PK,
• nota księgowa.

Polecenie księgowania - dokument stanowi podstawę dokonania zapisów księgowych (w takich przypadkach jak np. rozliczenie kosztów, naliczenia i przeksięgowania, księgowania uzupełniające, korekta mylnych księgowań itp.).
Dokument wystawiany w Działach Finansowym i Księgowości; stanowi podstawę do dokonania zapisów w księgach rachunkowych po zatwierdzeniu przez Głównego Księgowego lub osoby upoważnione.

Nota księgowa stanowi podstawę obciążenia lub uznania z różnych tytułów rozliczeniowych.
Noty księgowe sporządzają pracownicy Działu Finansowego i Księgowego w oparciu o dowody, dane księgowe lub protokoły. Wystawione noty akceptuje Główny Księgowy.

• arkusze spisu z natury, S - 47,
• oświadczenie osoby materialnie odpowiedzialnej,
• zestawienie różnic inwentaryzacyjnych, S - 48,
• protokół z postępowania inwentaryzacyjnego, S - 49,
• protokół przeprowadzenia inwentaryzacji środków pieniężnych w kasie, S - 50,
• potwierdzenie sald.

Arkusze spisu z natury, S-47 - stanowią udokumentowanie rzeczywistego stanu rzeczowych składników majątkowych w dniu spisu z natury.
Upoważniony członek Komisji Inwentaryzacyjnej wydaje arkusze Zespołom spisowym. Po dokonaniu spisu z natury rzeczowych składników majątku, przewodniczący zespołu dokonuje kontroli formalnej i przekazuje arkusze (z załącznikami: oświadczenia osób materialnie odpowiedzialnych, sprawozdanie zespołów spisowych, obliczenia techniczne, szkice i inne) Komisji Inwentaryzacyjnej, która następnie przekazuje Głównemu Księgowemu komplet dokumentacji celem kontroli formalnej, wyceny i porównania ilości spisanych ze stanem ewidencyjnym.

Oświadczenie osoby materialnie odpowiedzialnej - pisemne oświadczenie osoby materialnie odpowiedzialnej stwierdzające, że wszystkie zrealizowane dowody przychodu i rozchodu inwentaryzowanych składników majątku zostały ujęte w ewidencji szczegółowej oraz przekazane do Działu Księgowości.
Przed rozpoczęciem spisu z natury oświadczenia składają osoby odpowiedzialne za całość i stan składników majątkowych objętych spisem. Powyższe oświadczenia Przewodniczący zespołu spisowego załącza do dokumentacji spisowej.

Zestawienie różnic inwentaryzacyjnych, S-48 - dokument stwierdza wyliczone różnice inwentaryzacyjne.
Dokument sporządza Dział Księgowości (na polecenie Głównego Księgowego) na podstawie porównania ilości spisanych w arkuszach inwentaryzacyjnych ze stanami ewidencyjnymi. Stanowi załącznik do Protokołu z postępowania inwentaryzacyjnego i rozliczenia wyników inwentaryzacji.

Protokół z postępowania inwentaryzacyjnego, S-49 - dokument stanowi podstawę rozliczenia stwierdzonych różnic inwentaryzacyjnych.
Dokument sporządza Komisja Inwentaryzacyjna na podstawie zestawienia różnic inwentaryzacyjnych i oświadczeń osób materialnie odpowiedzialnych, co do wyjaśnienia przyczyn tych różnic; dokonuje rozpatrzenia stwierdzonych różnic i ustala wnioski dotyczące dalszego postępowania. Protokół akceptują: Radca Prawny, Główny Księgowy i Prezes Jednostki. Dział Księgowości dokonuje ujęcia i rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych w ewidencji księgowej.

Protokół przeprowadzenia inwentaryzacji środków pieniężnych w kasie, S-50 - dokument stwierdza stan środków pieniężnych znajdujących się w kasie Jednostki w dniu spisu.
Inwentaryzację przeprowadza i dokument sporządza Komisja powołana przez Prezesa Zarządu. Komisja ustala w drodze spisu z natury rzeczywisty stan ilościowy całej gotówki i innych środków np. weksle, czeki, pozostających w dyspozycji Jednostki. Główny Księgowy i Dział Finansowy dokonuje kontroli kompletności inwentaryzacji oraz bada realność sald.

Ustalenie i wyliczenie różnic następuje zgodnie z obowiązującymi przepisami.